Cómo proteger los datos de la empresa en una reparación

Dónde está el riesgo cuando el celular del equipo va a reparación

El riesgo está en la información que queda abierta en el equipo: correo de la empresa, WhatsApp, apps de banco, fotos de documentos y acceso a sistemas. Un celular entregado sin bloqueo y con todo abierto da acceso a mucho más de lo que la reparación necesita.

Para la empresa, los datos del celular corporativo valen más que el equipo. Ahí están la lista de clientes, las conversaciones con proveedores, las planillas y los códigos de autenticación. Por eso conviene tratar la reparación como una salida de información controlada, y no como un simple envío de una pieza.

Lo que suele haber en el celular de trabajo

• Correo y agenda de la empresa.
• Conversaciones de WhatsApp con clientes y proveedores.
• Apps de banco, de pagos y de sistemas internos.
• Fotos de facturas, contratos y documentos.
• Códigos de verificación en dos pasos.

Cuándo el riesgo es mayor

El riesgo sube cuando el defecto afecta la placa o la memoria, o cuando el equipo necesita probarse encendido. En el cambio de pantalla o de batería, el acceso al contenido suele ser menos necesario. En reparación de placa, el técnico tiene que encender y probar el equipo.

Qué hacer antes de entregar el equipo

Antes de entregar, haz la copia de seguridad, sal de las cuentas de la empresa y desactiva el acceso remoto al equipo. Estos tres pasos sacan de las manos del servicio técnico la mayor parte de la información sensible.

1. Haz la copia de seguridad del celular en la nube o en la computadora, y revisa que las fotos y las conversaciones aparezcan allí.
2. Sal del correo, de WhatsApp y de las apps de banco o de sistemas de la empresa.
3. Desactiva la autenticación en dos pasos vinculada a este número, o cámbiala a otro equipo.
4. Apaga la función de localizar el equipo solo cuando el servicio técnico lo pida, y anota que lo hiciste.
5. Cambia las contraseñas principales después, no antes: el técnico puede necesitar un acceso temporal.

Código de bloqueo: entregarlo o no

En muchas reparaciones, el técnico necesita el equipo sin el código de bloqueo para probarlo. Si es tu caso, usa un código provisional solo para la reparación y vuelve al código de siempre cuando el celular regrese. Así el código verdadero no circula.

Chip y tarjeta de memoria

Saca el chip y la tarjeta de memoria antes de entregar, si el defecto lo permite. El chip guarda el número de la empresa y puede recibir códigos de verificación. Sin él, nadie puede entrar en cuentas por mensaje.

Cuando el equipo ni enciende o la pantalla no responde

Si el celular no enciende o la pantalla no responde, la copia de seguridad anterior y las cuentas en la nube pasan a ser tu protección. Ya no puedes salir de las cuentas desde el equipo, así que hazlo desde otro dispositivo.

Entra desde la computadora o desde otro celular y usa las opciones de seguridad de las cuentas: cerrar sesiones abiertas, quitar el equipo de la lista de dispositivos y cambiar la contraseña. Eso corta el acceso aunque el celular no esté en tu mano.

Paso a paso con el equipo roto

• Mira cuál fue la última copia de seguridad y anota la fecha.
• Cierra las sesiones del correo y de WhatsApp desde otro dispositivo.
• Pide al responsable de TI, si lo hay, que bloquee el equipo en la administración de la empresa.
• Avisa al servicio técnico si el equipo tiene fotos o archivos que no están en copia de seguridad.

Fotos y archivos que no se guardaron

Si la última copia de seguridad es antigua, coméntalo en el momento de la entrega. En algunos defectos se puede recuperar el contenido, en otros no. Lo que decide es el estado de la placa y de la memoria, y la respuesta solo llega después de evaluar el equipo.

Qué acordar con el servicio técnico

Acuerda con el servicio técnico, de preferencia por escrito, qué defecto se va a tratar, qué se puede probar y qué no se debe abrir. Cuanto más claro lo acordado, menos dudas después.

Un servicio técnico para empresas debe aceptar esta conversación sin extrañarse. Quien tiene contrato recurrente suele tener esto definido en una regla, y el tema se trata en Cómo funciona un contrato de servicio técnico para empresas.

Preguntas para hacer antes de dejar el equipo

• ¿La reparación exige que el equipo quede sin código de bloqueo?
• ¿El técnico necesitará abrir fotos, conversaciones o apps?
• Si el defecto afecta la memoria, ¿cómo se avisa?
• ¿Dónde queda guardado el equipo mientras espera la reparación?
• ¿Cómo es la garantía del servicio?

Lo que el servicio técnico no debe pedir

Datos que no tienen relación con el defecto no deberían pedirse. La contraseña del correo, la contraseña del banco y los códigos recibidos por mensaje no son necesarios para cambiar una pantalla o una batería. Si alguien los pide, desconfía y niégate.

Qué hacer al recibir el equipo de vuelta

Al recibir el celular, prueba lo que se reparó, revisa que nada haya cambiado en la configuración y solo entonces vuelve a entrar en las cuentas de la empresa. Entrar en las cuentas antes de revisar solo pone de nuevo los datos en riesgo.

1. Prueba la función reparada en el momento de retirar el equipo.
2. Revisa si el equipo tiene apps nuevas que no instalaste.
3. Vuelve a poner el código de bloqueo de siempre.
4. Vuelve a entrar en las cuentas y reactiva la autenticación en dos pasos.
5. Cambia las contraseñas que quedaron expuestas durante la reparación.

Señales de que algo cambió

App desconocida, configuración cambiada y dispositivo nuevo en la lista de accesos de la cuenta son señales para investigar. Si algo te parece raro, vuelve al servicio técnico y conversa. En la mayoría de los casos es solo una actualización, pero conviene revisar.

Regla simple para todo el equipo

La mejor protección es una regla corta que todo el mundo en la empresa conoce y sigue cada vez que un equipo se rompe. Así nadie tiene que decidir bajo presión.

Lista de control para el responsable

• Copia de seguridad automática activada en todos los celulares de trabajo.
• Lista de quién usa cada equipo y de qué cuentas están en él.
• Aviso al responsable antes de cualquier envío a reparación.
• Una persona responsable de cambiar contraseñas y de quitar el equipo de las cuentas.
• Servicio técnico de confianza, siempre el mismo, con lo acordado por escrito.

Con la regla definida, el costo de mantener la flota también se vuelve más previsible. Para entender ese lado, mira Cuánto cuesta mantener los celulares del equipo funcionando.

Preguntas frecuentes sobre cómo proteger los datos de la empresa en una reparación